Wil jij een centrale rol spelen in het ondersteunen van onze researchafdeling? Als office manager research bij het Prinses Máxima Centrum voor kinderoncologie heb je een veelzijdige functie waarin we je veel vrijheid en ruimte bieden om mee te denken. We zoeken iemand die proactief is, structuur weet aan te brengen en goed functioneert in een dynamische omgeving. Klinkt dit als iets voor jou? Dan maken we graag kennis met je!
Wat ga je doen?
Als office manager zorg je voor essentiële organisatorische en administratieve ondersteuning voor het research managementteam en de bredere researchafdeling. Jouw taken omvatten onder andere:
- Aansturen en begeleiden van medewerkers, waarbij je leidinggeeft aan een klein team en hen helpt bij het stellen van prioriteiten voor een effectieve samenwerking.
- Het initiëren van verbeteringen en optimalisaties in processen en systemen, zoals correcte validatie en registratie van publicaties in onze systemen, en het begeleiden van de registratie van promovendi, om de werkefficiëntie binnen het team te verhogen.
- Evalueren en herstructureren van het takenpakket binnen het research secretariaat om een efficiëntere organisatie te waarborgen.
- Coördineren van researchevenementen en projecten.
- Beheren van complexe agenda’s, waarbij je zorgt voor een efficiënte planning van interne en externe afspraken.
- Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, en het voorbereiden van de benodigde stukken.
Daarnaast houd je je bezig met verschillende projectmatige activiteiten gericht op het verbeteren en stroomlijnen van processen binnen het secretariaat, zodat het team optimaal kan functioneren. Je brengt structuur aan, brengt informatie samen en zorgt voor werkinstructies, waardoor jij en je collega direct met de door jou geleverde input aan de slag kunnen.
Wat breng je mee?
Allereerst ben jij een positieve, energieke persoonlijkheid die er zin in heeft om het researchsecretariaat aan te sturen. Met jouw proactieve, flexibele en pragmatische instelling breng je stabiliteit en structuur. Jij laat je niet snel gek maken in een dynamische omgeving waar het tempo hoog ligt, en je hebt het vermogen om prioriteiten te stellen en overzicht te houden, zelfs met meerdere deadlines. Je gedijt goed in een zelfstandige functie met veel vrijheid, afwisseling en verantwoordelijkheid. Je houdt ervan om mee te denken, weet actief de juiste behoeftes te achterhalen en zorgt ervoor dat jouw ideeën ook daadwerkelijk vorm en inhoud krijgen. Bovendien beschik je over sterke organisatorische vaardigheden, wat je helpt om meerdere projecten tegelijkertijd te beheren en in goede banen te leiden. Tevens beschik je over analytische en probleemoplossende vaardigheden, wat je helpt bij het optimaliseren van processen binnen het secretariaat. Met jouw besluitvaardigheid neem je gemakkelijk verantwoordelijkheid voor operationele zaken. Daarnaast ben je goed in staat om als team lead een klein team bestaande uit vier managementassistenten inclusief jijzelf, aan te sturen. Je bent sterk in het opbouwen en onderhouden van netwerken, zowel intern als extern, en communiceert gemakkelijk met collega’s, externe partijen en collega-instituten.
Verder breng je in ieder geval het volgende mee:
- Minimaal 3-5 jaar relevante werkervaring;
- Een afgeronde secretariële of administratieve opleiding en minimaal hbo- werk- en -denkniveau;
- Het vermogen om je verschillende systemen snel eigen te kunnen maken en hiertussen te schakelen;
- Affiniteit met een academische en/of medische werkomgeving is een pre;
- Een uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal, vanwege het internationale speelveld waarin we ons bewegen.
Wij bieden jou
Het Prinses Máxima Centrum hanteert de CAO Ziekenhuizen (FWG 50), waarbij het salaris maximaal €4.540,- euro bruto per maand bedraagt bij een fulltime werkweek (36 uur). Precieze inschaling is afhankelijk van jouw opleiding en ervaring. Hiernaast ontvang je 8,33% vakantietoeslag in mei en 8,33% eindejaarsuitkering in december. Intern heet jouw functie managementassistent. Deze vacature is voor 28 – 36 uren per week, verdeeld over 4 dagen.
Jouw werkplek
Samen met jouw team vorm je het secretariaat research. Onze researchafdeling groeit snel en bestaat momenteel uit ruim 600 onderzoekers. Je gaat werken in een internationale, hoog dynamische omgeving. We werken voornamelijk met elkaar samen in ons centrum, maar een dag per week thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.
Het Prinses Máxima Centrum
Ieder kind met kanker genezen, met optimale kwaliteit van leven. Dat is de missie van het Prinses Máxima Centrum. Het Prinses Máxima Centrum is geen gewoon ziekenhuis, maar een onderzoeksziekenhuis. We zijn een centrum waar het draait om integratie van zorg, onderzoek en opleiding. Samenwerking is essentieel om een toonaangevend, internationaal topcentrum te zijn.
Contact
Zie jij jezelf als onze nieuwe collega? Solliciteer dan voor 19 maart 2025 via de oranje button op deze pagina. Heb je nog vragen of wil je meer informatie over deze functie? Neem dan contact op met Kristel Kleijer (Strategy Manager Research).
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Solliciteer direct